Ottenere l’accredito (pass) per una manifestazione

Durante manifestazioni di qualsiasi tipo per accedere alle zone riservate ai fotografi è necessario ottenere un pass da parte dell’organizzazione.

Non esiste un pass unico per qualsiasi manifestazione, ma bisogna ogni volta chiedere l’accredito all’organizzazione dell’evento.

A seconda dell’importanza della manifestazione è più o meno facile ottenere l’accredito. Per le piccole manifestazioni spesso potete accedere alle aree per i fotografi anche solo presentandovi il giorno stesso, anche se il mio consiglio è quello di fare la richiesta di accredito diversi giorni prima.
Se volete iniziare la vostra cariera fotografando gare di Formula 1 o partite di calcio di serie A scordatevelo; per questo genere di eventi dovete essere fotografi conosciuti, avere il tesserino da giornalista, ed un assicurazione in caso di danni accidentali verso terzi.
Iniziate da eventi locali dove potete fare molta pratica. Provate a chiedere l’accredito anche per manifestazioni abbastanza importanti.
Per accreditarsi ad eventi importanti bisogna andare sul sito ufficiale, scaricare il modulo, compilarlo e inviarlo via fax entro la data che c’è scritto.
Altrimenti, potete scrivere un e-mail all’organizzazione, io generalmente scrivo così (in italiano se la manifestazione è in Italia, in inglese se è all’estero):

Buongiorno,
sono Marco Togni, fotografo freelance.
Ho fotografato diverse manifestazioni internazionali tra cui [e qua metto alcune manifestazioni recenti o che riguardano lo sport che sto per andare a fotografare].
Vorrei chiedervi come posso fare per avere un accredito per accedere alla zona delle competizioni per fotografare al meglio la vostra manifestazione.
Potete trovare alcune mie fotografie su [collegamento a una pagina dove si trovano alcune foto].
Le foto che farò alla vostra manifestazione verranno pubblicate sul mio sito e su [eventualmente inserisco dove vengono pubblicate le foto].
In attesa di una vostra cordiale risposta vi auguro una buona giornata
Marco Togni

Questa e-mail seppur semplice è abbastanza professionale.
Se non puntate a manifestazioni veramente grosse, aspettatevi una risposta positiva.
A volte vi viene mandato un numero di telefono da chiamare per conoscere telefonicamente gli organizzatori, oppure in e-mail vi verrà confermata la possibilità di darvi un accredito, ad esempio con un e-mail così:

Buon giorno a Lei.
innanzi tutto complimenti per le foto che abbiamo visto sulla pagina che ci ha mandato; non c’è nessun problema per l’accredito, passi in segreteria e le sarà fornito il pass.
Distinti saluti

Risposte che fanno piacere

Ogni tanto succede di ricevere risposte molto cordiali che fanno molto piacere, come quella qua sotto, che ho ricevuto solo 13 minuti dopo aver chiesto l’accredito per la Coppa del Mondo di arrampicata in Austria:

Hello Marco,
I know you from different competition, so please come and you will get a cart, which allow you to go everywhere.
Kind regards

Che tradotta suona più o meno così:

Ciao Marco,
ti ho visto (o ti conosco) in molte competizioni, quindi vieni pure e ti verrà dato un pass, che ti permetterà di andare ovunque.
Distinti sauti

Pass, casacche (bib), o niente

Per le gare poco importanti generalmente non viene dato un pass ma semplicemente vi faranno accedere alle zone riservate, mentre in altri tipi di gare per poter accedere alle zone riservate ai fotografi vi viene fornita una casacca da indossare, o a volte un pass. Nel giro di pochi mesi se fotografate abbastanza manifestazioni potete trovarvi con una bella collezione di pass.

Imprevisti e mancanza di professionalità dalle organizzazioni.

Si ricevono sempre risposte cordiali, e anche se l’accredito vi verrà negato riceverete una risposta cordiale.
Mi è capitato però di ricevere risposte come quella qua sotto, che vi scrivo censurando nomi e riferimenti, perché non voglio parlar male di nessuno. Se avete cinque minuti da perdere leggetela.
Ben 40 giorni prima di un evento medio-piccolo ho scritto la mia solita e-mail all’organizzazione:

Buongiorno,

sono Marco Togni, fotografo freelance di Rovereto (TN),
ho fotografato molte manifestazioni internazionali, tra cui xxx.
Vorrei chiedere come posso fare per avere un accredito per entrare nelle zone delle competizioni e fotografare la vostra manifestazione che si terrà a … il …
Ringraziandovi per l’attenzione vi auguro una buona giornata

Poche ore dopo ricevo questa e-mail:

Buongiorno,
sono xxx, da un anno mi occupo del nuovo sito della società insieme a yyy
Ho letto la sua mail, al momento non le posso dare una risposta certa, nelle prossime settimane immagino faremo delle nuove riunioni con lo staff organizzativo e avrò modo di chiedere con precisione e certezza se e chi potrà avere l’accesso al campo per effettuare servizi fotografici.
Per il momento le chiedo gentilmente se può indicarmi in modo chiaro ed completo come svolgerebbe la mansione, includendo anche eventuali costi a carico della società organizzatrice della manifestazione, costi delle eventuali stampe effettuate sul campo, tempi, modi e costi di consegna delle foto digitali con eventuale concessione di pubblicazione delle stesse sul sito web della società.
Sarà poi mia cura presentare la sua offerta all’organizzazione e ricontattarla per mail quanto prima per poter dare risposta alle sue domande.
Distinti saluti

Il giorno dopo scrivo questo:

Buongiorno,
non propongo la vendita di fotografie durante la manifestazione,
chiedo solo un accredito (pass) per entrare in campo e fare un servizio fotografico, così come è normalmente previsto per qualsiasi manifestazione.
Le fotografie verranno poi inserite sul mio sito personale, e verranno principalmente utilizzate per xxx (qua ho inserito alcuni riferimenti a chi utilizzerà le fotografie).
Posso darvi gratuitamente 5-10 fotografie in bassa qualità da utilizzare sul vostro sito.
Non ci sono costi per la vostra società.
A presto

Dopo 30 giorni (a 10 giorni dalla manifestazione) non ricevendo nessuna risposta ho scritto nuovamente:

Buongiorno,
sono Marco Togni, fotografo freelance.
Vorrei sapere come posso avere un pass per fotografare la vostra manifestazione che si terrà a … il …
In attesa di una risposta vi auguro una buona giornata
Marco
www.marcotogni.it

La Risposta che mi è arrivata due giorni prima dell’evento è stata (notate il tono):

Ciao, senti io ho inoltrato la tua richiesta agli organizzatori e non sò perchè non ti hanno risposto, ho parlato anche personalmente con il Presidente ********** 15 giorni fà, e mi diceva che avrebbero provveduto a dare una risposta in merito, secondo me se tu vieni i giorni delle gare e ti presenti non ci saranno problemi per entrare e fare le foto.
Io per quel che mi compete hò fatto quello che potevo, vedi un pò tu, magari prova a telefonare direttamente al Sig. ********* al numero ********* così parli direttamente con lui che è il Presidente.
Ciao, __firma__

A quel numero purtroppo non ho trovato nessuno e dato che si trattava di una manifestazione in cui dovevo per forza fare le foto e avrei comunque trovato il modo per avere l’accredito ho fatto comunque qualche centinaio di km. Arrivato al luogo della manifestazione con oltre 4 ore d’anticipo sono andato a chiedere l’accredito. La domanda di rito che mi viene fatta è “ha mandato l’e-mail per l’accredito? perché non possiamo far entrare tutti”, “sì l’ho inviata 40 giorni fa e mi hanno risposto ma restando molto vaghi”.
Ovviamente sul foglio d’accredito il mio nome non c’era (c’erano segnati solo due fotografi, uno dei quali non è nemmeno venuto!).
L’accredito sono riuscito ad averlo lo stesso, ma non vi sembra un po’ tormentata come storia? a me sì, molto.

Autore

Marco Togni

Fotografo professionista con oltre 15 anni d'esperienza, soprattutto fotografia di sport, matrimoni e viaggio.
Abito in Giappone, a Tokyo, da molti anni. Sono arrivato qui per la prima volta oltre 15 anni fa.
Fondatore di GiappoTour e GiappoLife. Sono da anni punto di riferimento per gli italiani che vogliono venire in Giappone per viaggio, lavoro o studio. Autore dei libri Giappone, la mia guida di viaggio, Giappone Spettacularis ed Instant Giapponese (ed.Gribaudo/Feltrinelli) e produttore di video-documentari per enti governativi giapponesi.
Seguito da più di 2 milioni di persone sui vari social (Pagina Facebook, TikTok, Instagram, Youtube).