Organizzare una mostra

La maggior parte delle mostre sono abbastanza fallimentari e deprimenti e chi le organizza spesso non conosce alcuni concetti chiave necessari per la buona riuscita di una mostra.

Cos’è una mostra

Tutti credono di sapere cos’è una mostra d’arte o una mostra fotografica, ma pochi hanno chiaro che nelle mostre non vengono esposte le migliori creazioni o perlomeno non è sempre così.
Le mostre sono infatti sono spesso tematiche e tutto ciò che è esposto è inerente lo stesso soggetto, più o meno e spesso chi espone non porta il proprio portfolio (cioè le creazioni migliori che ha fatto in assoluto) ma cerca di seguire delle linee guida.
Per esempio se io dovessi fare una mostra potrei prendere dal mio archivio le 5 migliori foto di sport, le 5 foto di matrimoni, le 5 foto sul Giappone ecc. ed esporle, ma sarebbe molto più interessante invece fare una mostra tematica per esempio intitolata “Giappone” in cui espongo varie foto riguardanti questo tema.
Quando organizzate una mostra quindi non focalizzatevi sulle vostre migliori creazioni ma cercate di far sì che ogni opera sia collegata alle altre.

Guadagnare

E’ inutile negarlo, molte mostre si fanno per cercare di guadagnare qualcosa. Non è sempre così ovviamente, ci infatti sono mostre in cui sono appesi pannelli informativi riguardanti qualche argomento e non è in vendita niente, immaginate per esempio a mostre informative sull’emigrazione italiana nei primi del ‘900.
Ma alle mostre in cui artisti espongono le loro opere quasi sempre i pezzi sono in vendita. Non si scrive mai il prezzo sotto ogni opera ovviamente e chi è interessato all’acquisto eventualmente chiede.

Trovare i locali

Praticamente ogni comune ha a disposizione una o più sale per valorizzare la cultura, basta che andate di persona o telefonate per chiedere informazioni. Ci sono poi anche associazioni che potrebbero essere interessate a concedervi i loro spazi.
In entrambi i casi di solito l’artista paga poco o addirittura l’uso delle sale è completamente gratuito.
Diversamente, nelle gallerie d’arte si paga un prezzo fisso sull’uso degli spazi e una percentuale sul venduto. Trovare i locali è tra le prime cose da fare, anche perché potrebbero andare prenotati diversi mesi prima.

Data e durata

La data di inaugurazione non è di fondamentale importanza ma molte mostre vengono inaugurate il venerdì nel tardo pomeriggio oppure il sabato pomeriggio in modo da avere un’affluenza maggiore di gente.

Collettiva o personale

Una mostra collettiva raccoglie le creazioni di più artisti mentre una personale di un solo artista.
Quando si organizza una mostra senza grandi budget o capacità spesso è meglio farne una collettiva per diverse ragioni:

Più pubblico: se 10 artisti fanno una mostra e all’inaugurazione 30 persone ciascuno, ci saranno almeno 300 potenziali visitatori già il primo giorno.
Divisione delle spese: pubblicità, affitto delle sale e tutto il resto saranno divisi tra più persone.
Divisione dei compiti: tenere aperto, contattare i giornali, trovare le sale ecc. sono tutte cose che se si fanno in gruppo sono molto più semplici.

Ovviamente però, le personali hanno molto più valore, sia simbolico che di impatto sui visitatori, cioè se in una sala ci sono 4 opere di 10 artisti, ciascuno riceverà una piccola considerazione da parte di visita la mostra, diverso è invece se un singolo artista espone 40 opere proprie.

E’ importante fare una buona pubblicità alla mostra, altrimenti verranno poche persone. Non affidatevi unicamente ad internet, la pubblicità cartacea funziona ancora molto bene.
Sconsiglio di comprare spazi pubblicitari sui quotidiani perché paghereste molto per avere poco ritorno.
Il mio consiglio è quello di stampare qualche locandina e volantini da distribuire. Non dateli per strada alle persone “a caso”, cioè è meglio consegnare anche solo 300 volantini a persone realmente interessate invece di fare una distribuzione di massa a chi butterà la pubblicità nel cestino dopo pochi istanti.
Se fate una mostra collettiva potreste progettare dei volantini e farli stampare a basso costo su internet. Ogni artista poi si occuperà di distribuirli ad amici, parenti e persone interessate.
Quello che dovete ricordarvi di mettere su volantini, locandine ecc sono:

Titolo della mostra: chi lo legge deve essere incuriosito e capire di cosa si tratta.
Foto rappresentativa: non la foto degli autori ma una o più foto delle opere esposte. Non vanno messe tutte le opere ovviamente ma solo alcune, in modo da stimolare le persone a venire a vedere dal vivo.
Chi espone: tutti i nomi degli artisti presenti.
Dove: va indicato chiaramente, se si tratta di un posto della città poco conosciuto è bene mettere qualche riferimento in più (es: “si trova sul retro della Chiesa” o “una laterale di via Roma” ecc)
Giorno e ora dell’inaugurazione: è il giorno più importante.
Date ed orario di apertura: per chi non potrà venire all’inaugurazione.

Inviti

E’ una buona idea invitare anche persone importanti, per esempio il sindaco o anche più semplicemente il parroco o qualche persona molto conosciuta della zona.
Anche se avete il loro contatto e-mail potrebbe essere una buona idea spendere qualche Euro per inviare una busta contenente un cartoncino con scritta qualche riga in cui gentilmente proponete l’invito.

Comunicati stampa

Almeno un paio di settimane prima di organizzare la mostra scrivete un comunicato stampa da inviare ai quotidiani in modo tale da far parlare di voi.
Il segreto in questo caso è quello di non scrivere un vero e proprio “comunicato” generico ma scrivete voi stessi l’articolo che vorreste veder pubblicato ed inviatelo alle redazioni.
In questo modo il giornale si trova già un articolo pronto e appena avrà un po’ di spazio lo pubblicherà quasi sicuramente.
Ricordatevi però che l’articolo dev’essere:

Ne lungo ne breve: i quotidiani a volte hanno molto spazio disponibile, a volte poco. Se siete troppo brevi il giornalista dovrà aggiungere parti e questo gli richiederà del tempo e quindi magari scarterà il vostro articoli. Se il pezzo è troppo lungo invece dovrà perdere tempo per eliminare il superfluo. Di solito è meglio essere lunghi piuttosto che brevi.
Giornalistico: date un’occhiata alla mia guida per scrivere un articolo di giornale.
Testo originale: e quando lo inviate ad un quotidiano specificate che possono rielaborare il testo e che è originale e scritto solo per loro. In questo modo la redazione è sicura di non trovare lo stesso testo su altri quotidiani e quindi è più propensa a pubblicarlo.

E’ sbagliato scrivere “una mostra bellissima che tutti dovrebbero vedere” ed è giusto scrivere invece qualcosa come “…una mostra fortemente voluta dall’Associazione xy che dà spazio a ben 10 giovani artisti del nostro paese che attraverso la pittura e la fotografia rappresentano la vera essenza della gioventù con una mostra dal titolo ‘io, giovane oggi’. Ragazzi e ragazze che vogliono raccontarsi e far capire al mondo la loro felicità dell’essere giovani e i loro sogni per il futuro. Il gruppo di queste menti creative è capitanato da Mario Rossi conosciuto anche a livello internazionale per le sue recenti esposizioni anche a Berlino e New York…ecc”.

Presentazione

All’inaugurazione è ovviamente importane che ci siano tutti gli artisti. All’orario di apertura la mostra dev’essere presentata al pubblico.
Sono fondamentali tre cose:

Un microfono: per quanto piccola possa essere una stanza, se c’è un gruppo che ascolta la presenza di un microfono è fondamentale.
Un presentatore: dev’essere una persona competente in materia, che introduca le opere di tutti senza favorire nessuno, spiegando anche cose sul mondo dell’arte che le persone non conoscono. Può anche essere uno degli artisti a presentare, l’importante in questo caso è scegliere chi sa parlare meglio davanti ad un pubblico.
Lunga il giusto: non dev’essere troppo breve perché chi viene all’inaugurazione vuole saperne di più di quello che vedrà, ma non dev’essere nemmeno troppo lunga per evitare di annoiare.

Ad una personale anche l’artista può parlare delle sue opere dopo essere stato introdotto dal presentatore ma se si tratta di una collettiva con molti artisti non è necessario che ognuno dica la sua.

Quanta gente aspettarsi

Va tenuto presente che a meno che non si tratti di una mostra particolarmente grande ed importante, già avere 30 persone all’inaugurazione è un buon numero. Se ci sono 100 persone è un successone direi difficilmente arrivabile, mentre oltre le 200 persone è un evento top.

Buffet

Ad ogni inaugurazione che si rispetti c’è sempre un buffet, mentre nei giorni successivi in genere non si lasciano bevande o snack a disposizione dei visitatori.
L’ideale è far sì che l’evento non sia troppo verso l’ora di cena altrimenti chi viene si aspetta di mangiare molto in sostituzione alla cena, quindi cercate di fare un buffet che sia un po’ simile ad un aperitivo, mettendo a disposizione bevande alcoliche ed analcoliche ed alcuni snack dolci e salati.
Se invece volete dare da mangiare qualcosa più sostanzioso, pensate a cibi facilmente mangiabili in piedi (da evitare quindi una zuppa per esempio) e che possano andare bene un po’ per tutti e che non scuociano col passare dei minuti.
Se avete i fondi potete chiamare anche un catering, cioè una di quelle società che si occupano di portare cibo a questo genere di eventi, ma hanno ovviamente dei costi non indifferenti. Il consiglio che vi do è quello di provare a sentire qualche pasticceria o bar delle vostre zone e chiedere se vogliono farvi da sponsor, magari dandovi gratis o ad un prezzo simbolico le loro cose in cambio di un po’ di pubblicità.

Sponsor

Per tutte le spese potreste cercare uno sponsor in grado di aiutarvi. E’ di cattivo gusto riempire di loghi la sala o il materiale promozionale, però se la vostra mostra è di un certo livello non sarà difficile trovare qualcuno in grado di darvi un po’ di soldi per coprire le spese. Andate di persona a proporre di fare da sponsor.

Catalogo

Il catalogo di una mostra è un libro che contiene le foto di tutte le opere esposte, con informazioni tecniche (dimensioni, stile ecc.) e il nome dell’artista.
Sono di solito stampati in edizione limitata, senza codice ISBN, e spesso autografati o personalizzati dagli artisti.
I cataloghi delle mostre più importanti aumentano di valore nel corso del tempo e sono spesso oggetto di collezione. Stampare un catalogo costa molto quindi valutate voi se farlo, oppure se in alternativa stampare qualche copia di una piccola rivista a colori che può diventare una specie di catalogo.

Chi tiene aperta la mostra

E’ ovviamente sempre bene che ci sia qualcuno presente, sia per evitare furti e danneggiamenti sia per dare informazioni aggiuntive a chi le richiede. Uno dei problemi principali delle mostre è quindi trovare chi la tiene aperta. Non potete pensare infatti di stare diverse ore al giorno in una sala per qualche settimana per accogliere i visitatori, quindi dovete trovare qualcuno che vi aiuti. Potrebbero essere le stesse associazioni che vi ospitano a dare la loro disponibilità a riguardo oppure nel caso di mostre collettive potreste fare a turno con gli altri artisti e dividervi i compiti.

Libro delle firme

All’uscita, in modo visibile, predisponete un tavolino con un libro delle firme ed una penna legata ad una corda. I visitatori hanno così la possibilità di lasciarvi un loro commento. Questo libro può essere utile sia per essere felici di aver fatto un buon lavoro sia per sapere indicativamente quante persone hanno visto le vostre creazioni.

Fatevi lasciare i contatti

E’ molto utile anche predisporre un foglio in cui una persona che visita la vostra possa scrivere il suo nome in stampatello e la sua e-mail per essere informata delle prossime attività. In questo modo vi potete costruire un piccolo database con i contatti di persone interessate a quello che fate per informarli delle prossime mostre o per proporre qualcosa.
A riguardo ci sono però due consigli principali:

Sostituite il foglio ogni giorno: potrebbe essere spiacevole perdere la lista di tutte le email magari proprio all’ultimo giorno, così come potrebbe non essere bello se qualcuno avesse l’idea di fare una foto ai vari fogli, “rubandovi” così i contatti. Se cambiate spesso il foglio quindi al massimo perdete qualche contatto o ve ne rubano pochi.
Scrivete contatti falsi: Su ogni foglio scrivete a mano già 7-8 nomi ed indirizzi e-mail con nomi falsi creati da voi. Se sostituite il foglio ogni giorno infatti il problema è che ci saranno sempre fogli in bianco e difficilmente qualcuno vuole essere “il primo della lista” mentre se già 7-8 persone (finte) hanno lasciato il contatto, tutti sono più propensi ad inserirsi nella lista. Inoltre, se qualcuno vi rubasse i contatti fotografandoli inviando poi SPAM potreste esserne subito a conoscenza dato che le e-mail arriveranno anche ai vostri 7-8 indirizzi creati per questo scopo.

Musica

Ci sono diverse teorie riguardanti la musica. All’inaugurazione potreste decidere se tenere tutto in silenzio oppure se mettere della musica anche un po’ a volume “alto” e creare un evento mondano magari con anche l’aiuto di un dj.
La cosa migliore da fare è evitare di esagerare in qualsiasi verso e per la maggior parte delle mostre va bene un po’ di musica leggera in sottofondo, sia all’inaugurazione che nei giorni successivi. Ricordatevi di informarvi anche su come pagare la SIAE a riguardo.

Illuminazione

La maggior parte delle sale adibite per ospitare le mostre hanno già faretti ed altre luci per illuminare le opere. E’ importante cercare il giusto equilibrio, non è facile ma con un po’ di pratica potete tranquillamente sistemare l’illuminazione al meglio.

Social

Utilizzate anche i vari social network per pubblicizzare l’evento ma senza mostrare troppe foto delle opere prima dell’inaugurazione. Caricate online foto mentre state allestendo la mostra, scrivete curiosità e pubblicate anche foto dell’inaugurazione per far vedere a tutti che è stato un successo e che è quindi una mostra che bisogna visitare assolutamente.

Se vuoi imparare a fotografare dai un'occhiata ai Manuali di fotografia che consiglio.

Fotografo professionista con oltre 15 anni d'esperienza, soprattutto fotografia di sport, matrimoni e viaggio.
Abito in Giappone, a Tokyo, da molti anni. Sono arrivato qui per la prima volta oltre 15 anni fa.
Fondatore di GiappoTour e GiappoLife. Sono da anni punto di riferimento per gli italiani che vogliono venire in Giappone per viaggio, lavoro o studio. Autore dei libri Giappone, la mia guida di viaggio, Giappone Spettacularis ed Instant Giapponese (ed.Gribaudo/Feltrinelli) e produttore di video-documentari per enti governativi giapponesi.
Seguito da più di 2 milioni di persone sui vari social (Pagina Facebook, TikTok, Instagram, Youtube).